Rechnung erstellen

Eine Rechnung stellst du aus, sobald das Geschäft unter Dach und Fach ist: Der Kunde hat zugesagt, du hast das Fahrzeug beim Großhändler bezogen und übergibst es nun – die Rechnung ist die offizielle Zahlungsaufforderung. Solange sie im Entwurf ist, kannst du sie frei anpassen. Mit dem Finalisieren wird sie rechtsverbindlich und bekommt ihre endgültige Rechnungsnummer.

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Empfänger eintragen

Kontaktname oder Firma, Adresse, Land und – je nach Steuerregelung – USt-IdNr. des Kunden erfassen.

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Rechnungsinformationen setzen

Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Leistungszeitraum, Zahlungsziel und optionale Referenznummer festlegen.

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Positionen hinzufügen

Fahrzeug aus der Garage übernehmen oder freie Positionen für Dienstleistungen, Überführung, Aufbereitung etc. anlegen.

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Steuerregelung wählen

Die passende Umsatzsteuerregel auswählen – das System beschränkt automatisch die erlaubten USt-Sätze.

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Optionen und Texte ergänzen

Währung, Skonto, Zahlungsmethode, Betreff, Kopf- und Fußtext ausfüllen.

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Finalisieren

Über "Rechnung finalisieren" wird die Rechnungsnummer vergeben, der Status wechselt auf "Offen" und die Rechnung ist gesperrt.

Empfänger

Die Empfängerdaten landen direkt auf dem PDF. Pflicht sind Kontaktname (oder Firmenname), Straße, PLZ, Ort und Land. Als Länderauswahl steht eine Liste mit den gängigen EU-Ländern sowie Schweiz, USA und UK bereit. Der Adresszusatz (z. B. "Gebäude B, 3. Stock") ist optional.

Die USt-IdNr. wird je nach Steuerregelung zur Pflicht – das Formular markiert sie dann mit einem Sternchen. Bei Geschäftskunden aus der Kundenverwaltung kannst du die Daten bequem vorher erfasst haben.

Rechnungsinformationen

• Rechnungsnummer – im Entwurf ein Platzhalter, wird erst beim Finalisieren vergeben.
• Rechnungsdatum – das offizielle Belegdatum.
• Leistungsart – entweder ein einzelnes Lieferdatum oder ein Leistungszeitraum (von–bis) für länger laufende Leistungen. Bei einem einzelnen Datum gibt es zusätzlich die Checkbox "Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum".
• Zahlungsziel – auswählbar sind "Sofort fällig", 7, 10, 14, 30 oder 45 Tage. Das Fälligkeitsdatum berechnet das System automatisch aus Rechnungsdatum + Tagen.
• Referenznummer – Feld für interne Referenzen oder Kundenbestellnummern.

Positionen

Für Fahrzeugverkäufe übernimmst du das Fahrzeug über "Fahrzeug auswählen" aus der Garage; Marke, Modell, VIN, Preis und Co. werden dann vorausgefüllt. Für alles andere legst du über "Position hinzufügen" freie Posten an.

Pro Position kannst du Name, Beschreibung, Menge, Einheit (Stk, Std, Pauschal, km, l, kg), Einzelpreis, USt-Satz und Rabatt setzen. Über den Netto/Brutto-Schalter im Kopf der Positionsliste bestimmst du, in welchem Modus du die Preise eingibst – die Anzeige schaltet konsistent um. Positionen lassen sich per Drag-and-Drop sortieren.

Die Zusammenfassung (Netto, Umsatzsteuer, Brutto) wird darunter live berechnet.

Steuerregelung und Kleinunternehmerregelung

In der Seitenleiste wählst du, welche Umsatzsteuerregel für diese Rechnung gilt. Das beschränkt automatisch die erlaubten USt-Sätze pro Position:

Regel	Wann passt sie?
Umsatzsteuerpflichtige Umsätze	Der Standardfall in Deutschland (0 %, 7 %, 19 %).
Ausfuhren	Lieferung in ein Drittland (nur 0 %).
Innergemeinschaftliche Lieferungen	Geschäftskunde in einem anderen EU-Land – erfordert dessen USt-IdNr.
Steuerfreie Umsätze §4 UStG	Nach Paragraph 4 UStG steuerfreie Leistungen (nur 0 %).
Reverse Charge §13b UStG	Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (nur 0 %, USt-IdNr. erforderlich).

Darunter kannst du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) aktivieren. Dann werden alle Positionen ohne USt ausgewiesen und die Rechnung entsprechend beschriftet.

USt-IdNr. beachten

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse Charge ist die USt-IdNr. des Empfängers zwingend – ohne sie lässt sich die Rechnung nicht sauber finalisieren.

Weitere Optionen

• Währung – EUR, CHF oder USD.
• Skonto – Trage Tage und Prozentsatz ein, innerhalb derer der Skonto gewährt wird.
• Zahlungsmethode – Überweisung, PayPal, Lastschrift, Bar oder "Kein Standard".

Texte

• Betreff – erscheint als Überschrift, z. B. "Rechnung Nr. RE-0001".
• Kopftext – Anrede und Einleitung, gedruckt oberhalb der Positionen.
• Fußtext – Zahlungshinweise und Grußformel, gedruckt unterhalb der Summen. Platzhalter wie %KONTAKTPERSON% werden beim Export ersetzt.

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)

Über den Schalter "E-Rechnung aktivieren" legst du fest, dass zusätzlich zum PDF ein strukturiertes Rechnungsformat erzeugt wird:

Format	Wofür
ZUGFeRD	PDF mit eingebettetem XML – in Deutschland weit verbreitet, geht an Geschäftskunden und öffentliche Stellen.
XRechnung	Reines XML – der Pflichtstandard für öffentliche Auftraggeber.

Das System zeigt dir direkt im Bereich "E-Rechnung", welche Angaben noch fehlen. Die E-Rechnung wird nach dem Finalisieren automatisch erstellt (oder nachträglich über "Neu generieren").

Voraussetzungen für E-Rechnungen

Damit die E-Rechnung durchläuft, müssen in deinem Händlerprofil Firmenname, vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort) sowie USt-IdNr. oder Steuernummer gepflegt sein. Beim Empfänger sind Name, Straße, PLZ, Ort und Land Pflicht.

Finalisieren – der Punkt ohne Rückkehr

"Rechnung finalisieren" ist der Schritt, der aus dem Entwurf ein rechtssicheres Dokument macht:

• Die Rechnungsnummer wird endgültig vergeben (Format siehst du in den Rechnungseinstellungen).
• Der Status wechselt von "Entwurf" auf "Offen".
• Die Rechnung ist ab jetzt nicht mehr bearbeitbar.
• Ist die E-Rechnung aktiviert, werden PDF und XML automatisch generiert.

Danach markierst du die Rechnung nach Zahlungseingang als "Bezahlt" – oder stornierst sie, falls ein Fehler vorliegt.

Stornorechnung

Finalisierte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Wenn eine Korrektur nötig ist, klickst du auf "Stornieren". Das System erstellt automatisch eine verknüpfte Stornorechnung mit negativen Beträgen und eigener Nummer. Beide Dokumente verweisen aufeinander.

Stornieren ist endgültig

Eine Stornierung lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn der Kunde den ursprünglichen Betrag dann doch schuldet, brauchst du eine neue Rechnung.